• Pravděpodobně máte vypnutý JavaScript. Některé funkce portálu nebudou funkční.

OneDrive pro firmy

 

Slouží k ukládání, synchronizaci a sdílení pracovních dat. Jako uživatelé Office 365 získáváte v cloudu neomezený úložný prostor. Pro zachování soukromí jsou všechny uložené soubory soukromé, nenastavíte-li to jinak. 

Hlavní okno OneDrive:

Vytvoření dokumentu

  1. přihlaste se do Office 365 (máte-li problémy s přihlášením, navštivte stránky Přihlášení do Office 365)
  2. spusťte OneDrive
  3. klikněte na Nový
  4. zvolte typ souboru, popřípadě složku

Dokument se dle typu (Word, Excel, ..) otevře v Office online v rámci prohlížeče. Ukládání dokumentu probíhá automaticky.

Přejmenování dokumentu

  • v přehledu uložených dokumentů a složek klikněte pravým tlačítkem na název souboru a v zobrazeném menu zvolte Přejmenovat
  • máte-li dokument otevřený prostřednictvím Office online, dvojklikněte na název souboru, zobrazený v horní liště, a název upravte

Podrobnější informace naleznete i na oficiálních stránkách Microsoftu.

Sdílení dokumentů a složek

Sdílení je možné nastavit pro

  • jednotlivé uživatele
  • skupinu uživatelů
  • pro všechny (ve složce "Sdílené se všemi")

Sdílet můžete data jak v rámci organizace VUT, tak mimo ni. Potřebujete-li nasdílet soubory s uživateli, kteří nemají licenci pro MS Office 365, můžete využít tzv. funkci pro externí sdílení SharePointu Online.

Informace o tom, zda je dokument/složka sdílena je zobrazen ve sloupečku Sdílení. Můžeme se setkat s hodnotami:

  • Jenom vy 
  • Sdíleno 

Nastavení sdílení

  1. přihlaste se do služby Office 365 a spusťte službu OneDrive 
  2. označte soubor, nebo složku určenou ke sdílení (řádek označíte kliknutím do prvního sloupce daného řádku) 
  3. klikněte na tlačítko Sdílet v horním menu
  4. zobrazí se okno, ve kterém:
    • můžete Pozvat lidi, kterým chcete daný dokument/složku nasdílet (jak v rámci VUT, tak mimo tuto organizaci), postup je následující:
      • zadejte jména jednotlivých osob, nebo skupiny osob
      • nastavte typ oprávnění, zda mohou pouze zobrazit, nebo i editovat 
      • pokud chcete, zadejte poznámku či osobní zprávu, která bude součástí pozvánky v e-mailu
      • nastavte, zda je pro přístup k dokumentu potřebné přihlášení
      • a zda-li se má zvoleným osobám, čí skupinám odeslat pozvánka e-mailem (není-li tato nabídka vidět, rozklikněte nabídku Zobrazit možnosti)  
    • můžete Vytvořit odkaz, díky kterému bude možné:
      • prohlížet (jedná se pouze o možnost zobrazení)
      • upravovat (je možné jak zobrazovat, tak editovat)
    • v sekci Sdílí se s zobrazíte osoby a skupiny, se kterými daný soubor/složku sdílíte

Úprava a zrušení sdílení

Pokud potřebujete upravit nastavené sdílení u dokumentu/složky, klikněte na ikonu či text (Sdíleno/Jenom vy) ve sloupečku Sdílení v řádku odpovídajícím danému dokumentu/složce.

Zobrazí se okno, ve kterém uvidíte s kým daný soubor/složku sdílíte. Rozkliknutím nastavené volby můžete upravit typ sdílení:

 

  • Může upravit (zobrazit + upravit)
  • Může zobrazit (pouze zobrazit)
  • Ukončit sdílení (odstraní danou osobu ze seznamu)

Nezapomeňte nově nastavené změny uložit. Chcete-li přidat sdílení novým osobám či skupinám, klidněte na položku Pozvat lidi a pokračujte dle návodu výše.

Podrobnější informace naleznate i na oficiálních stránkách Microsoftu.

Synchronizace

Aby bylo možné dokumenty synchrnonizovat, je nutné se přihlášit.

Budete-li synchronizovat soubory online:

  1. přihlaste se do Office 365 a spusťte službu OneDrive
  2. levém menu otevřete sekci určenou k synchronizaci 
  3. klikněte na tlačítko Synchronizovat
    • zobrazí-li se hlášení o požadavku na externí protokol, klikněte na Spustit aplikaci (ale pouze v případě, že jste si jistí, že jste požadavek spustili opravu vy) 
  4. zobrazí se okno s informacemi o průběhu synchrnonizace, kliknutím na tlačítko Zobrazit moje soubory se otevře složka, ve které jsou synchrnonizované soubory uloženy 

Níže na obrázku jsou názorně zobrazeny jak soubory uložené lokálně na PC, tak soubory online.

Budete-li synchronizovat soubory uložené na počítači, postup je náseldující:

  1. spustěte službu OneDrive pro firmy 2013 (nejčastěji se vyskytující v nabídce start) a nejste-li přihlášeni, přihlaste se
  2. zobrazí se složka se soubory a složkami určenými k synchronizaci
  3. v pravé části systémové lišty se zobrazí ikona OneDrive pro firmy 2013, klikněte na ni pravým tlačítkem myši a v zobrazeném menu klikněte na Spustit 

Je-li služba OneDrive spuštěná, synchronizace probíhá automaticky. Vždy se nahraje nejnovější verze dokumentu  (tj. verze, která byla uložena naposled). Potřebujete-li mít přehled o historii změn, klikněte na daný dokument pravým tlačítkem, zvolte Vlastnosti a v záložce Předchozí verze uvidíte jednotlivé jednotlivé úravu.

Práce se soubory

Přistupujete-li k souborům přes webové rozhraní Office 365 můžete si pro editaci daného souboru zvolit, zda jej chcete upravit online přímo v prohlížečí prostřednictvím Office 365, nebo zda využijete program v rámci Office 365 Pro  nainstalovaný v počítači na kterém pracujete. 

Pracujeme-li např. ve Wordu (Office 365 Pro) můžete sledovat:

  • kdo krom vás na dokumentu pracuje  
    • v rámci Wordu instalovaného na pc
    • ve Wordu v prohlížeči 
  • v čem se liší naše verze dokumentu od dokumentu, který je uložen a zpracováván online 

Vzniknou-li kolize při ukládání dokumentu zpracovávaného offline, při pokusu o uložení dokumentu se zobarzí  .

Vyskytnou-li se při synchrnonizaci nějaké problémy, navštivte oficiální stránky podpory Microsoft.

Skupiny

Přidání nové skupiny v Office 365

V rámci práce v Office 365 si můžete vytvořit vlasntí skupiny. Postup je následující:

  1. přihlaste se do Office 365 a spusťte si OneDrive
  2. v levém menu klikněte na modré plus, které se zobrazí po najetí myší na položku Skupiny
  3. v zobrazeném dialogu (který se zobrazí v prostředí Outlooku) zadejte:
    • názve skupiny
    • ID skupiny
    • můžete přidat popis skupiny
    • zvolte typ ochrany osobních údajů (veřejné/soukromá)
    • jazyk oznámení související se skupinou
    • a chcete-li, přihlaste nové členy skupiny k odběru pošty
       
  4. po zadaní všech potřebných údajů klikněte na tlačítko Vytvořit, umístěné v horní části dialogu
  5. v následujícím kroku přidejte členy skupiny
  6. po vložení všech členů klikněte na tlačítko Přidat, umístěné v horní části dialogu 

Přehled vytrovřených skupin naleznete v menu Skupiny. Potřebujete-li zobrazit všechny skupiny, klikněte v menu Skupiny na položku Procházet skupiny. Není-li položka zobrazena, klikněte na tlačítko Další, nacházející se v dolní části menu Skupiny. 

Editace skupiny

Potřebujete-li skupinu upravit, pstupujte následvně:

  1. přihlaste se do Offfice 365 a spusťte si OneDrive
  2. v levé menu si rozlikněte danou skupinu
  3. v menu pod názvem skupiny klikněte na položku ... a zvolte Upravit skupinu
  4. v zobrazeném dialogu upravte co potřebujete a změny uložte kliknutím na tlačítko Uložit umístěné v horním menu

Přidání nového člena do skupiny

Členy skupiny můžete jako správce libovolně přidávat či odebírat.

  1. přihlaste se do Office 365, spusťte OneDrive, označte skupinu do které chcete přidat nového člena
  2. klikněte na Více (znázorněné třemi tečkami) v horním menu pod názvem skupiny a zvolte Členové
  3. klikněte na tlačítko Přidat členy

  4. zadejte nové členy skupiny a klikněte na tlačíto uložit

 

Smazání skupiny

Postupujte dle návodu pro editaci, pouze v posledním kroku klikněte na Odstranit skupinu

Nejčastější dotazy:

  • Čím se liší OneDrive od OneDrive pro firmy? 
    • OneDrive je bezplatné online osobní úložiště, které získáte k účtu Microsoft nebo Outlook.com. OneDrivemůžete používat k ukládání dokumentů, fotek a dalších souborů v cloudu, jejich sdílení s přáteli a dokonce ke spolupráci na obsahu. Záleží jenom na vás, k čemu ho použijete.
    • OneDrive pro firmy je online úložiště určené pro pracovní účely. Váš OneDrive pro firmy spravuje vaše organizace a umožňuje vám v něm sdílet dokumenty a spolupracovat na nich s kolegy. O tom, co můžete v knihovně dělat, rozhodují správci kolekce webů ve vaší organizaci.
  • Jaký je rozdíl mezi OneDrive a SkyDrive?
  • Nenalezli jste co jste potřebovali, navstivte stránky nápovědy společnosti Microsofts nebo fórum Microsoft Office 365 na VUT v Brně